Vị trí: Chuyên viên tổng hợp kiêm trợ lý văn phòng, truyền thông và quản trị website
Số lượng: 01 người
Mức lương: 10.000.000 đồng/tháng
Địa điểm: Số 31, Đường số 4, Khu đô thị CityLand Park Hills, phường Gò Vấp, TP.HCM.
Thời gian nhận hồ sơ: Từ ngày 3/8/2026 đến hết ngày 10/8/2026.

Ứng viên cần có tư duy hệ thống, chủ động, linh hoạt; sẵn sàng làm việc tại văn phòng và thường xuyên đi công tác tại nhà vườn, cơ sở sản xuất, doanh nghiệp, địa phương và cơ quan liên quan.

I. VẬN HÀNH VÀ VỆ SINH VĂN PHÒNG

• Trực tiếp thực hiện công việc vệ sinh toàn bộ văn phòng hằng ngày.

• Lau dọn bàn ghế, sàn nhà, khu vực tiếp khách, phòng họp, khu vực làm việc và các không gian sử dụng chung.

• Sắp xếp bàn ghế, tài liệu, thiết bị và vật dụng đúng vị trí, bảo đảm văn phòng luôn sạch sẽ, ngăn nắp và chuyên nghiệp.

• Chuẩn bị phòng họp, nước uống, tài liệu và các điều kiện cần thiết trước khi lãnh đạo tiếp khách hoặc tổ chức cuộc họp.

• Theo dõi nhu cầu văn phòng phẩm, vật tư và thiết bị; chủ động đề xuất, tìm nhà cung cấp và thực hiện mua sắm sau khi được phê duyệt.

• Quản lý, kiểm kê và bảo quản tài sản, thiết bị của văn phòng.

• Kịp thời báo cáo khi phát hiện thiết bị hư hỏng hoặc vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động của văn phòng.

II. THƯ KÝ VÀ SẮP XẾP LỊCH LÃNH ĐẠO

• Sắp xếp và cập nhật lịch làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và Chánh Văn phòng.

• Tiếp nhận đề nghị gặp gỡ, làm việc; tổng hợp thông tin và báo cáo lãnh đạo xem xét.

• Chủ động liên hệ, xác nhận thời gian, địa điểm, thành phần và nội dung các cuộc họp.

• Chuẩn bị chương trình, tài liệu, thư mời, danh sách đại biểu và các điều kiện phục vụ cuộc làm việc.

• Nhắc lịch, theo dõi tiến độ và tổng hợp kết quả sau từng cuộc họp hoặc nhiệm vụ.

• Ghi biên bản, lập danh sách công việc cần triển khai và theo dõi đến khi hoàn thành.

• Bảo mật lịch trình, tài liệu và thông tin công việc của lãnh đạo Hội.

  

III. HÀNH CHÍNH VÀ QUAN HỆ CÔNG TÁC

• Soạn thảo công văn, thông báo, báo cáo, kế hoạch, biên bản, thư mời và các văn bản của Hội.

• Quản lý văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ và tài liệu theo phân công.

• Liên hệ các cơ quan chức năng để gửi hồ sơ, đặt lịch làm việc, bổ sung tài liệu và thực hiện những nhiệm vụ được giao.

• Trực tiếp đến cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp hoặc đơn vị liên quan để làm việc khi có yêu cầu.

• Theo dõi tiến độ giải quyết hồ sơ; cập nhật và báo cáo đầy đủ cho Chủ tịch và Chánh Văn phòng.

• Không tự ý phát ngôn, cam kết hoặc đại diện Hội giải quyết công việc vượt quá phạm vi được ủy quyền.

IV. ĐỐI NGOẠI VÀ QUAN HỆ BÁO CHÍ

• Chủ động liên hệ, gặp gỡ và duy trì quan hệ công tác với các cơ quan báo chí, phóng viên và đơn vị truyền thông.

• Chuẩn bị thông cáo báo chí, thư mời, tài liệu cung cấp cho báo chí và nội dung giới thiệu hoạt động của Hội.

• Hỗ trợ tổ chức họp báo, hội nghị, tọa đàm, sự kiện và các chương trình truyền thông.

• Tiếp nhận đề nghị cung cấp thông tin từ báo chí, tổng hợp và báo cáo người có thẩm quyền trước khi phản hồi.

• Phối hợp với các cơ quan chức năng, hội viên và đối tác triển khai nhiệm vụ của Hội.

• Tuân thủ nguyên tắc bảo mật, phát ngôn và cung cấp thông tin theo phân công của lãnh đạo Hội.

V. ĐI THỰC TẾ VÀ SẢN XUẤT NỘI DUNG

• Thường xuyên đến các nhà vườn, vùng nguyên liệu, trung tâm và cơ sở sản xuất trầm hương để thu thập thông tin.

• Gặp gỡ, phỏng vấn hội viên, doanh nghiệp, nghệ nhân, chuyên gia và người lao động trong ngành.

• Viết tin, bài, phỏng vấn, bài phản ánh và bài giới thiệu theo chỉ đạo của Chủ tịch và Chánh Văn phòng.

• Xây dựng đề cương, kịch bản, câu hỏi phỏng vấn và kế hoạch ghi hình.

• Trực tiếp chụp ảnh, quay phim, thu âm, viết lời bình và dựng hậu kỳ.

• Có khả năng tự sản xuất hoàn chỉnh phim giới thiệu, video truyền thông hoặc phóng sự ngắn.

• Sản xuất nội dung phù hợp với website, Facebook, TikTok, YouTube và các nền tảng của Hội.

• Mỗi tháng sản xuất tối thiểu 10 bài viết mới và biên tập, đăng lại hoặc phân phối tối thiểu 30 tin, bài.

• Thực hiện video, phim và phóng sự ngắn theo kế hoạch hoặc yêu cầu thực tế.

VI. QUẢN TRỊ WEBSITE VÀ HỖ TRỢ HỘI VIÊN

• Quản trị, cập nhật và phát triển nội dung trên website cùng các nền tảng chính thức của Hội.

• Mỗi ngày chủ động liên hệ, trao đổi với ít nhất 5 hội viên.

• Hướng dẫn hội viên cung cấp thông tin, hình ảnh và xây dựng bài giới thiệu doanh nghiệp, sản phẩm, thương hiệu.

• Hỗ trợ hội viên tạo bài đăng, giới thiệu sản phẩm và kết nối khách hàng trên website.

• Lập kế hoạch giới thiệu hội viên theo tuần, tháng và từng nhóm sản phẩm.

• Theo dõi phản hồi, nhu cầu và khó khăn của hội viên để tổng hợp, báo cáo lãnh đạo Hội.

VII. SÀNG LỌC VÀ HỖ TRỢ GIỚI THIỆU SẢN PHẨM

• Tiếp nhận hồ sơ sản phẩm do hội viên đề nghị giới thiệu trên website.

• Kiểm tra thông tin về chủ thể cung cấp, nguồn gốc, hình ảnh, nhãn hàng hóa, nội dung quảng bá và các tài liệu liên quan.

• Sàng lọc sản phẩm theo tiêu chí và quy trình do Hội ban hành.

• Không đăng sản phẩm có thông tin không rõ ràng, nội dung quảng cáo quá mức hoặc có dấu hiệu vi phạm pháp luật.

• Trường hợp có nghi vấn về nguồn gốc hoặc chất lượng, phải báo cáo lãnh đạo và yêu cầu hội viên bổ sung tài liệu trước khi đăng.

• Biên tập nội dung, hình ảnh và video giới thiệu sản phẩm trên website.

• Hỗ trợ kết nối khách hàng, tiếp nhận nhu cầu và chuyển thông tin đến hội viên.

• Theo dõi tình trạng sản phẩm, phản hồi của khách hàng và báo cáo các vấn đề phát sinh.

• Việc sàng lọc hồ sơ không đồng nghĩa với chứng nhận chất lượng sản phẩm; những nội dung cần chuyên môn phải được chuyển đến bộ phận hoặc đơn vị có thẩm quyền.

VIII. KẾ TOÁN NỘI BỘ VÀ BÁO CÁO

• Theo dõi các khoản thu, chi; lập phiếu thu, phiếu chi, bảng kê và báo cáo tài chính nội bộ.

• Thu thập, kiểm tra, sắp xếp và lưu trữ hóa đơn, chứng từ.

• Theo dõi chi phí văn phòng, mua sắm, công tác, sự kiện và các hoạt động của Hội.

• Cập nhật báo cáo thu chi, báo cáo kế toán nội bộ lên website hoặc hệ thống quản lý theo phân quyền.

• Chỉ công khai báo cáo kế toán trên website sau khi được người có thẩm quyền kiểm tra và phê duyệt.

• Cập nhật tiến độ, kết quả các nhiệm vụ và báo cáo công việc trên hệ thống của Hội.

• Lập báo cáo công việc hằng ngày, hằng tuần và hằng tháng.

IX. YÊU CẦU ỨNG VIÊN

• Tốt nghiệp đại học chính quy chuyên ngành Báo chí, xếp loại Giỏi trở lên.

• Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm công tác hành chính – văn phòng.

• Có kinh nghiệm viết và biên tập báo chí; có tác phẩm đã đăng trên báo chí hoặc nền tảng truyền thông chính thống.

• Biết chụp ảnh, quay phim, phỏng vấn, viết lời bình và dựng phim.

• Có khả năng tự sản xuất phim giới thiệu, video truyền thông và phóng sự ngắn.

• Có kỹ năng kế toán nội bộ, quản lý chứng từ, theo dõi thu chi và lập báo cáo.

• Có khả năng quản trị website và sử dụng các nền tảng mạng xã hội.

• Sử dụng được Word, Excel, PowerPoint, Canva, CapCut, Adobe Premiere hoặc công cụ tương đương.

• Có kiến thức nhất định về cây dó bầu, trầm hương, vùng nguyên liệu, hoạt động sản xuất, chế tác, thương mại và văn hóa trầm hương.

• Có tư duy hệ thống, hiểu được cơ cấu, chức năng và mối quan hệ giữa lãnh đạo Hội, văn phòng, hội viên, doanh nghiệp, cơ quan quản lý và báo chí.

• Có khả năng sắp xếp lịch, điều phối công việc và giao tiếp với nhiều nhóm đối tượng.

• Chủ động, tích cực, trung thực, cẩn trọng, sạch sẽ và có tinh thần trách nhiệm.

• Không ngại thực hiện công việc vệ sinh văn phòng.

• Sẵn sàng đi thực tế, đi công tác và làm việc ngoài văn phòng theo yêu cầu.

• Có khả năng làm việc độc lập, chịu áp lực và xử lý đồng thời nhiều nhóm công việc.

X. QUYỀN LỢI

• Mức lương: 10.000.000 đồng/tháng.

• Được tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp theo quy định.

• Được xem xét thưởng hoặc hưởng phụ cấp theo hiệu quả công việc và quy chế của Hội.

• Có cơ hội tiếp xúc với doanh nghiệp, hội viên, cơ quan quản lý, báo chí và chuyên gia trong ngành trầm hương.

• Được phát triển chuyên môn về hành chính, báo chí, truyền thông, quản trị website, kế toán nội bộ và sản xuất phóng sự.

XI. HỒ SƠ ỨNG TUYỂN

• CV trình bày quá trình học tập và kinh nghiệm làm việc.

• Bản sao bằng đại học hoặc tài liệu chứng minh chuyên ngành, xếp loại tốt nghiệp.

• Đường dẫn các bài báo, hình ảnh, phim, video hoặc phóng sự tiêu biểu đã thực hiện.

• Thông tin về kinh nghiệm hành chính, kế toán nội bộ và quản trị website.

• Thông tin về khả năng đi công tác và thời gian có thể bắt đầu làm việc.

Thời gian nhận hồ sơ: Từ ngày 3/8/2026 đến hết ngày 10/8/2026.

Thông tin tiếp nhận hồ sơ:

NGUYỄN TÙNG Chánh Văn phòng Hội Trầm hương Việt Nam
Điện thoại/Zalo: 0981 708 986
Địa chỉ: Số 31, Đường số 4, Khu đô thị CityLand Park Hills, phường Gò Vấp, TP.HCM.