المسمى الوظيفي: أخصائي شؤون عامة مساعد لمكتب الإدارة، ومسؤول الاتصال وإدارة الموقع الإلكتروني
العدد المطلوب: شخص واحد (01)
الراتب: 10,000,000 دونغ في الشهر
المكان: رقم 31، شارع 4، مطقة سيتي لاند بارك هيلز الحضرية، حي غو فاب، مدينة هو تشي منه.
فترة استقبال طلبات التوظيف: من 3 أغسطس 2026 حتى نهاية 10 أغسطس 2026.

يجب أن يتمتع المرشح بالتفكير المنهجي، والمبادرة، والمرونة؛ وأن يكون مستعداً للعمل في المكتب والسفر بانتظام إلى مزارع الأشجار، ومنشآت الإنتاج، والشركات، والمحليات، والجهات المعنية.

أولاً: إدارة وتنظيف المكتب

• تنفيذ أعمال تنظيف المكتب بالكامل بشكل مباشر يومياً.

• مسح وتنظيف الطاولات والكراسي، والأرضيات، ومنطقة استقبال الضيوف، وغرفة الاجتماعات، ومساحة العمل، والمساحات المشتركة.

• ترتيب الطاولات، والكراسي، والوثائق، والمعدات، والأدوات في أماكنها الصحيحة، مع ضمان أن يكون المكتب نظيفاً ومرتباً وبشكل احترافي دائماً.

• تجهيز غرفة الاجتماعات، ومياه الشرب، والوثائق، والظروف اللازمة قبل استضافة القيادة للضيوف أو عقد الاجتماعات.

• متابعة الاحتياجات من اللوازم المكتبية، والمواد، والمعدات؛ واقتراح الموردين بفعالية وإجراء عمليات الشراء بعد الحصول على الموافقة.

• إدارة وجرد وصيانة أصول ومعدات المكتب.

• الإبلاغ الفوري عند اكتشاف أي تلف في المعدات أو مشكلات تؤثر على سير عمل المكتب.

ثانياً: السكرتارية وترتيب جدول أعمال القيادة

• ترتيب وتحديث جدول أعمال رئيس الجمعية، ونواب الرئيس، ومدير المكتب.

• تلقي طلبات الاجتماعات والعمل؛ وتجميع المعلومات ورفعها للقيادة للنظر فيها.

• التواصل بشكل استباقي وتأكيد الوقت، والمكان، وأعضاء الحضور، ومضمون الاجتماعات.

• إعداد جدول الأعمال، والوثائق، وخطابات الدعوة، وقائمة المندوبين، والترتيبات اللازمة لخدمة الاجتماعات.

• التذكير بالمواعيد، ومتابعة تقدم الإنجاز، وتلخيص النتائج بعد كل اجتماع أو مهمة.

• تدوين محضر الاجتماع، وإعداد قائمة بالمهام الواجب تنفيذها ومتابعتها حتى إنجازها.

• الحفاظ على سرية المواعيد والوثائق ومعلومات العمل الخاصة بقيادة الجمعية.

ثالثاً: الإدارة والعلاقات العملية

• صياغة الخطابات الرسمية، والإشعارات، والتقارير، والخطط، والمحاضر، وخطابات الدعوة، وغيرها من مستندات الجمعية.

• إدارة البريد الوارد والصادر، والملفات والوثائق وفقاً للتكليف.

• التواصل مع الجهات المختصة لإرسال الملفات، وحجز مواعيد العمل، واستكمال الوثائق، وتنفيذ المهام المسندة.

• الذهاب مباشرة إلى الجهات الحكومية، أو المنظمات، أو الشركات، أو الوحدة ذات الصلة للعمل عند الطلب.

• متابعة تقدم معالجة الملفات؛ والتحديث والرفع بالتقارير الكاملة لرئيس الجمعية ومدير المكتب.

• عدم الإدلاء بتصريحات، أو تقديم تعهدات، أو تمثيل الجمعية في حل الأمور التي تتجاوز نطاق الصلاحيات المفوضة.

رابعاً: العلاقات العامة والإعلامية

• التواصل الاستباقي، واللقاء، والحفاظ على علاقات العمل مع المؤسسات الصحفية، والصحفيين، والجهات الإعلامية.

• إعداد البيانات الصحفية، وخطابات الدعوة، والمواد المقدمة للصحافة، والمحتوى التعريفي بأنشطة الجمعية.

• المساعدة في تنظيم المؤتمرات الصحفية، والمؤتمرات، والندوات، والفعاليات، والبرامج الإعلامية.

• تلقي طلبات توفير المعلومات من الصحافة، وتجميعها ورفعها للجهات المختصة قبل الرد.

• التنسيق مع الجهات المختصة والأعضاء والشركاء لتنفيذ مهام الجمعية.

• الالتزام بمبادئ السرية، والتصريحات، وتقديم المعلومات وفقاً لتوجيهات قيادة الجمعية.

خامساً: النزول الميداني وإنتاج المحتوى

• الزيارات المنتظمة لمزارع الأشجار، ومناطق المواد الخام، والمراكز، ومنشآت إنتاج agarwood لجمع المعلومات.

• اللقاء وإجراء المقابلات مع الأعضاء، والشركات، والحرفيين، والخبراء، والعمال في قطاع agarwood.

• كتابة الأخبار، والمقالات، والمقابلات، والمقالات التحقيقية، والمقالات التعريفية بناءً على توجيهات رئيس الجمعية ومدير المكتب.

• إعداد الخطوط العريضة، والسيناريوهات، وأسئلة المقابلات، وخطط التصوير.

• التصوير الفوتوغرافي، وتصوير الفيديو، والتسجيل الصوتي، وكتابة التعليق الصوتي (Voiceover)، والمونتاج بشكل مباشر.

• القدرة على الإنتاج الذاتي الكامل للأفلام التعريفية، أو مقاطع الفيديو الإعلامية، أو التقارير الصحفية المصورة القصيرة.

• إنتاج المحتوى المناسب للموقع الإلكتروني، وفيسبوك، وتيك توك، ويوتيوب، ومنصات الجمعية الأخرى.

• إنتاج ما لا يقل عن 10 مقالات جديدة شهرياً، وتحرير وإعادة نشر أو توزيع ما لا يقل عن 30 خبراً ومقالاً.

• إعداد مقاطع الفيديو، والأفلام، والتقارير القصيرة وفقاً للخططة أو المتطلبات العملية.

سادساً: إدارة الموقع الإلكتروني ودعم الأعضاء

• إدارة وتحديث وتطوير المحتوى على الموقع الإلكتروني والمنصات الرسمية للجمعية.

• التواصل والتفاعل استباقياً مع ما لا يقل عن 5 أعضاء يومياً.

• إرشاد الأعضاء لتقديم المعلومات والصور، وبناء مقالات تعريفية بالشركات والمنتجات والعلامات التجارية.

• دعم الأعضاء في إنشاء المنشورات، والتعريف بالمنتجات، وربط العملاء على الموقع الإلكتروني.

• إعداد خطة للتعريف بالأعضاء أسبوعياً، وشهرياً، وحسب مجموعات المنتجات.

• متابعة تعليقات واحتياجات وصعوبات الأعضاء لتجميعها ورفعها لقيادة الجمعية.

سابعاً: فحص ودعم تقديم المنتجات

• تلقي ملفات المنتجات المقدمة من الأعضاء للتعريف بها على الموقع الإلكتروني.

• التحقق من معلومات الجهة المقدمة، والمنشأ، والصور، وبطاقات المنتجات، والمحتوى الترويجي، والمستندات ذات الصلة.

• غربلة وفحص المنتجات وفقاً للمعايير والإجراءات الصادرة عن الجمعية.

• عدم نشر المنتجات ذات المعلومات غير الواضحة، أو المحتوى الترويجي المبالغ فيه، أو التي توجد مؤشرات على مخالفاتها للقانون.

• في حال وجود شكوك حول المنشأ أو الجودة، يجب إبلاغ القيادة ومطالبة العضو بتقديم مستندات إضافية قبل النشر.

• تحرير محتوى وصور وفيديوهات التعريف بالمنتجات على الموقع الإلكتروني.

• المساعدة في ربط العملاء، وتلقي الاحتياجات، وتحويل المعلومات إلى الأعضاء.

• متابعة حالة المنتجات، وملاحظات العملاء، والإبلاغ عن أي مشكلات طارئة.

• عملية فحص الملفات لا تعني شهادة جودة للمنتج؛ والمحتويات التي تتطلب تخصصاً يجب تحويلها إلى القسم أو الجهة المختصة.

ثامناً: المحاسبة الداخلية وإعداد التقارير

• متابعة الإيرادات والمصروفات؛ وإعداد سندات القبض، وسندات الصرف، وكشوف الحسابات، والتقارير المالية الداخلية.

• جمع، وفحص، وترتيب، وحفظ الفواتير والمستندات.

• متابعة تكاليف المكتب، والمشتريات، ومهام السفر، والفعاليات، وأنشطة الجمعية.

• تحديث تقارير الإيرادات والمصروفات وتقارير المحاسبة الداخلية على الموقع الإلكتروني أو نظام الإدارة وفق الصلاحيات المخولة.

• الإفصاح عن التقارير المحاسبية على الموقع الإلكتروني فقط بعد فحصها واعتمادها من قبل الجهة المختصة.

• تحديث سير العمل ونتائج المهام، وإعداد تقارير العمل على نظام الجمعية.

• إعداد تقارير العمل اليومية والأسبوعية والشهرية.

تاسعاً: متطلبات المرشح

• حاصل على شهادة الجامعية النظامية في تخصص الصحافة، بتقدير جيد جداً (جيد) فما فوق.

• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في العمل الإداري والمكتبي.

• خبرة في الكتابة والتحرير الصحفي؛ ولديه أعمال منشورة في الصحف أو المنصات الإعلامية الرسمية.

• يجيد التصوير الفوتوغرافي، وتصوير الفيديو، وإجراء المقابلات، وكتابة التعليق الصوتي، والمونتاج.

• القدرة على الإنتاج الذاتي للأفلام التعريفية، ومقاطع الفيديو الإعلامية، والتقارير القصيرة.

• يمتلك مهارات المحاسبة الداخلية، وإدارة المستندات، ومتابعة الإيرادات والمصروفات، وإعداد التقارير.

• القدرة على إدارة الموقع الإلكتروني واستخدام منصات التواصل الاجتماعي.

• إجادة استخدام برامج Word، Excel، PowerPoint، Canva، CapCut، Adobe Premiere أو الأدوات المشابهة.

• معرفة جيدة بشجرة الدوه (Aquilaria)، وagarwood، ومناطق المواد الخام، وأنشطة الإنتاج، والتصنيع، والتجارة، وثقافة agarwood.

• يمتلك تفكيراً منهجياً، ويفهم هيكل ووظائف وعلاقات العمل بين قيادة الجمعية، والمكتب، والأعضاء، والشركات، والهيئات التنظيمية، والصحافة.

• القدرة على ترتيب المواعيد، وتنسيق العمل، والتواصل مع مختلف الفئات المستهدفة.

• مبادرة، وإيجابي، وصادق، وحذر، ونظيف، ويتمتع بروح المسؤولية.

• لا يمانع في أداء مهام تنظيف المكتب.

• مستعد للنزول الميداني، والسفر لمهام العمل، والعمل خارج المكتب عند الطلب.

• القدرة على العمل بشكل مستقل، وتحمل ضغط العمل، وإدارة مهام متعددة في نفس الوقت.

عاشراً: المزايا والحقوق

• الراتب: 10,000,000 دونغ في الشهر.

• المشاركة في التأمينات الاجتماعية، والتامين الصحي، وتأمين البطالة وفقاً للأنظمة.

• الحصول على المكافآت أو البدلات بناءً على كفاءة الأداء ولوائح الجمعية.

• فرصة التواصل مع الشركات، والأعضاء، والهيئات التنظيمية، والصحافة، والخبراء في قطاع agarwood.

• تطوير المهارات المهنية في مجالات الإدارة، والصحافة، والإعلام، وإدارة المواقع الإلكترونية، والمحاسبة الداخلية، وإنتاج التقارير المصورة.

حادي عشر: ملف التقديم

• سيرة ذاتية (CV) توضح المسيرة التعليمية وخبرات العمل.

• نسخة من الشهادة الجامعية أو المستندات المثبتة للتخصص وتقدير التخرج.

• روابط لمقالات صحفية، أو صور، أو أفلام، أو فيديوهات، أو تقارير بارزة تم إنجازها.

• معلومات حول الخبرة في الشؤون الإدارية، والمحاسبة الداخلية، وإدارة المواقع الإلكترونية.

• معلومات حول القدرة على السفر لمهام العمل والوقت الذي يمكن فيه بدء العمل.

فترة استقبال طلبات التوظيف: من 3 أغسطس 2026 حتى نهاية 10 أغسطس 2026.

معلومات استلام الطلبات:

الصحفي نجوين تونغ
مدير مكتب جمعية Agarwood الفيتنامية
الهاتف / زالو: 0981 708 986
العنوان: رقم 31، شارع 4، منطقة سيتي لاند بارك هيلز الحضرية، حي غو فاب، مدينة هو تشي منه.